各位畢業(yè)生同學(xué)：
你們好！一年一度的檔案轉(zhuǎn)遞工作即將開始，為了讓畢業(yè)生明確發(fā)檔工作和注意事項(xiàng)，我們特向畢業(yè)生同學(xué)作以下幾點(diǎn)說明：
一、大學(xué)生檔案的基本說明
學(xué)生在校期間的檔案稱為學(xué)籍檔案，一旦從高校畢業(yè)，持《報(bào)到證》到就業(yè)單位或人才服務(wù)機(jī)構(gòu)報(bào)到起，學(xué)籍檔案才成為真正意義上的人事檔案。人事檔案是證明一個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷最基本、最可靠的依據(jù)。
人事檔案與個(gè)人利益息息相關(guān)，不可輕怠。當(dāng)畢業(yè)生參加工作后，會(huì)面對如轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、養(yǎng)老保險(xiǎn)辦理、人事調(diào)動(dòng)、社保福利、工齡計(jì)算、報(bào)考公務(wù)員，進(jìn)入國有企業(yè)、事業(yè)單位工作，及開具出國、考研等有關(guān)證明，這些方面都要用到檔案。
畢業(yè)生檔案里面有學(xué)生在各個(gè)時(shí)期（中學(xué)、大學(xué)）的學(xué)籍卡、成績單、各方面的評(píng)語、獲獎(jiǎng)證明、畢業(yè)生登記表、《報(bào)到證》（白聯(lián)）、還有你的黨團(tuán)材料等。這些都是原始材料，不可復(fù)制，一定要重視自己的檔案。
二、畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞程序
畢業(yè)生就業(yè)派遣數(shù)據(jù)庫與畢業(yè)生檔案郵寄密切相關(guān)，每年七月畢業(yè)生離校時(shí)，學(xué)工部檔案室都是依據(jù)畢業(yè)生就業(yè)派遣數(shù)據(jù)庫里的檔案轉(zhuǎn)寄單位名稱、地址、郵編這三欄的數(shù)據(jù)進(jìn)行郵件合并套打出郵寄信封，以機(jī)要的形式轉(zhuǎn)遞至各用人單位的檔案接收部門。因此正確填寫這三欄數(shù)據(jù)是一個(gè)很重要的工作環(huán)節(jié)，一旦有誤將導(dǎo)致畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)寄過程中投遞和接收的困難。
1．學(xué)生檔案轉(zhuǎn)寄單位名稱、地址、郵編的填寫必須詳細(xì)具體準(zhǔn)確，有人事檔案保管權(quán)的單位（如國企、事業(yè)單位等）可寫單位名稱與地址，無人事保管權(quán)的單位（如三資企業(yè)、個(gè)體私營企業(yè)等）應(yīng)填寫其委托保管檔案的單位名稱與地址，如某人才市場或人才交流服務(wù)中心等。畢業(yè)生檔案是通過機(jī)要轉(zhuǎn)寄的，遞送各環(huán)節(jié)均需有人簽字，故檔案轉(zhuǎn)寄地址不得寫信箱，檔案轉(zhuǎn)寄詳細(xì)地址的格式是：XX省XX市XX路XX號(hào)，XX單位XX部門，郵編XX。
2．已落實(shí)用人單位的畢業(yè)生，在簽訂就業(yè)協(xié)議時(shí)，要求用人單位填寫清楚檔案轉(zhuǎn)遞的詳細(xì)地址，其檔案必須轉(zhuǎn)遞到有人事檔案保管權(quán)的用人單位或上級(jí)主管部門；（如XX畢業(yè)生簽訂的單位是XX中學(xué)，其檔案一定要寄到上一級(jí)主管部門，也就是XX教育局XX科，因?yàn)橹袑W(xué)沒有人事保管權(quán)）。
3、到三資企業(yè)、個(gè)體私營企業(yè)就業(yè)的畢業(yè)生，由當(dāng)?shù)卣耸虏块T所屬的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)辦理人事代理，檔案轉(zhuǎn)寄到當(dāng)?shù)厝瞬欧?wù)中心。另外，就業(yè)單位為會(huì)計(jì)事務(wù)所、律師事務(wù)所、咨詢公司等無人事保管權(quán)單位的畢業(yè)生，也應(yīng)將檔案轉(zhuǎn)寄到當(dāng)?shù)厝瞬欧?wù)中心。請用人單位或?qū)W生本人詳細(xì)填寫檔案接收單位名稱和地址。
4、考取研究生的畢業(yè)生，檔案轉(zhuǎn)遞到錄取學(xué)校指定的部門，在畢業(yè)生數(shù)據(jù)庫里檔案轉(zhuǎn)寄單位名稱、地址、郵編欄必須寫明詳細(xì)的錄取學(xué)校名稱部門、地址、郵編，不然考取研究生的畢業(yè)生后續(xù)檔案材料無法寄出。如需提前調(diào)檔的考研學(xué)生，需先憑調(diào)檔函原件到招生就業(yè)處備案，憑招生就業(yè)處的檔案轉(zhuǎn)移通知單及錄取學(xué)校調(diào)檔函復(fù)印件到學(xué)工部檔案室調(diào)檔，學(xué)院自存一份調(diào)檔函復(fù)印件以便地址的輸入和備查。
5．未落實(shí)就業(yè)單位的畢業(yè)生，其檔案可遷轉(zhuǎn)回生源地人才交流服務(wù)中心部門。如檔案還存放在學(xué)校的畢業(yè)生，務(wù)必在畢業(yè)后兩年之內(nèi)辦理報(bào)到證并檔案轉(zhuǎn)出，否則畢業(yè)生將自動(dòng)放棄全日制大中專畢業(yè)生所具備的干部身份。在擇業(yè)期內(nèi)還未落實(shí)就業(yè)單位，又不想失去干部身份的畢業(yè)生，可選擇一家政府人事行政部門所屬人才交流服務(wù)中心接管檔案、戶口，辦理人事代理，以便保留干部身份、計(jì)算連續(xù)工齡和落戶及辦理社會(huì)保險(xiǎn)與公積金手續(xù)等。
三、畢業(yè)生需重視個(gè)人檔案
部分學(xué)生畢業(yè)后對檔案置之不理，造成檔案下落不明，或因未辦理報(bào)到手續(xù)造成檔案“休眠”，棄之不理；導(dǎo)致社會(huì)保險(xiǎn)繳納年限斷檔等問題發(fā)生，對個(gè)人的工作和生活等產(chǎn)生相當(dāng)影響。
畢業(yè)生報(bào)到后三個(gè)月內(nèi)，務(wù)必到檔案接收部門查詢個(gè)人檔案，未查詢到檔案下落的請?jiān)诋厴I(yè)后十個(gè)月之內(nèi)與我們聯(lián)系（由于國家規(guī)定機(jī)要局對機(jī)要郵寄底單只保存一年，因此，有需要查詢檔案郵寄去向的，一定要在一年內(nèi)查詢）。學(xué)生檔案室在思學(xué)樓A308室，聯(lián)系電話：83032111。
