學(xué)生檔案室致應(yīng)屆畢業(yè)生的一封信
各位應(yīng)屆畢業(yè)生同學(xué)：
你們好！
在你們即將完成學(xué)業(yè)，準(zhǔn)備繼續(xù)深造或參加工作之時(shí)，學(xué)生檔案室提醒你不要忘了她----你的人事檔案，在今后的學(xué)習(xí)、工作和生活中她將會(huì)永遠(yuǎn)伴隨著你們。為了你和她能順利抵達(dá)新的人生驛站，以下幾項(xiàng)請(qǐng)你務(wù)必關(guān)注和了解：
一、大學(xué)生檔案的基本說(shuō)明
學(xué)生在校期間的檔案稱為學(xué)籍檔案，一旦從高校畢業(yè)，持《報(bào)到證》到就業(yè)單位或人才服務(wù)機(jī)構(gòu)報(bào)到起，學(xué)籍檔案才成為真正意義上的人事檔案。人事檔案是證明一個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷最基本、最可靠的依據(jù)。
人事檔案與個(gè)人利益息息相關(guān)，不可輕怠。當(dāng)畢業(yè)生參加工作后，會(huì)面對(duì)如轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、養(yǎng)老保險(xiǎn)辦理、人事調(diào)動(dòng)、社保福利、工齡計(jì)算、報(bào)考公務(wù)員，進(jìn)入國(guó)有企業(yè)、事業(yè)單位工作，及開具出國(guó)、考研等有關(guān)證明，這些方面都需要用到檔案。
畢業(yè)生檔案里面有學(xué)生在各個(gè)時(shí)期（中學(xué)、大學(xué)）的學(xué)籍卡、成績(jī)單、各方面的評(píng)語(yǔ)、獲獎(jiǎng)證明、畢業(yè)生登記表、《報(bào)到證》（白聯(lián)）、還有你的黨團(tuán)材料等。這些都是原始材料，是孤本不可復(fù)制，一定要重視自己的檔案。
二、畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞方式
每年七月中旬轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案時(shí)，檔案室都是依據(jù)學(xué)校招生就業(yè)處提供的畢業(yè)生就業(yè)派遣數(shù)據(jù)庫(kù)里的單位名稱、檔案轉(zhuǎn)寄地址、郵編這三欄的數(shù)據(jù)進(jìn)行郵件合并套打出郵寄信封，因此，學(xué)生在填寫“就業(yè)協(xié)議書”時(shí)，正確填寫和核對(duì)這三欄數(shù)據(jù)是一個(gè)很重要的工作環(huán)節(jié)，一旦有誤將導(dǎo)致畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)寄過(guò)程中投遞和接收的困難。如果是由于同學(xué)們填寫不清楚或錯(cuò)誤等原因致使檔案滯留、退回，責(zé)任由同學(xué)自己承擔(dān)。
根據(jù)檔案郵寄有關(guān)規(guī)定，我校畢業(yè)生人事檔案是通過(guò)機(jī)要局以保密通信的方式轉(zhuǎn)遞到畢業(yè)生接收部門或單位。
三、填寫《畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議書》中“檔案轉(zhuǎn)寄地址”一欄時(shí)須特別注意的事項(xiàng)
⒈機(jī)要局負(fù)責(zé)檔案轉(zhuǎn)遞的范圍：機(jī)要局只負(fù)責(zé)將檔案轉(zhuǎn)遞到縣級(jí)以上黨政軍機(jī)關(guān)和國(guó)有企事業(yè)單位及各省市區(qū)縣人才交流中心、高等院校等。就業(yè)單位如果沒(méi)有在機(jī)要局登記的，檔案是轉(zhuǎn)遞不到。
⒉畢業(yè)生與接收單位簽訂三方協(xié)議時(shí)，必須與用人單位核實(shí)檔案接收部門，一定要請(qǐng)用人單位把“檔案轉(zhuǎn)寄地址”一欄填寫清楚，準(zhǔn)確詳細(xì)的填寫檔案接收單位的全稱以及其所在的省、市、區(qū)、縣，注意單位名稱不得使用簡(jiǎn)稱。
⒊要特別注意填寫派遣單位和檔案轉(zhuǎn)寄詳細(xì)地址之間的關(guān)系：
有人事檔案保管權(quán)的單位（如國(guó)企、事業(yè)單位等）可寫單位名稱與地址，無(wú)人事保管權(quán)的單位（如三資企業(yè)、個(gè)體私營(yíng)企業(yè)等）應(yīng)填寫其委托保管檔案的單位名稱與地址，如某人才市場(chǎng)或人才交流服務(wù)中心等。畢業(yè)生檔案是通過(guò)機(jī)要通信轉(zhuǎn)寄的，按機(jī)要局規(guī)定，檔案轉(zhuǎn)寄地址不得寫信箱。檔案轉(zhuǎn)寄詳細(xì)地址的格式是：XX省XX市XX路XX號(hào)，XX單位XX部門，郵編XX。
⑴凡簽約國(guó)有企事業(yè)單位的，能通過(guò)機(jī)要通信的方式投遞到達(dá)簽約單位的，可以直接填寫單位名稱及其詳細(xì)的地址。
⑵凡簽約單位屬于某國(guó)有企事業(yè)單位下屬機(jī)構(gòu)的，不符合機(jī)要通信投遞范圍，則要填寫與機(jī)要局有直投關(guān)系的上級(jí)或主管單位的名稱及詳細(xì)地址。（如XX畢業(yè)生簽訂的單位是XX中學(xué)，其檔案一定要寄到上一級(jí)主管部門，也就是XX教育局XX科，因?yàn)橹袑W(xué)沒(méi)有人事保管權(quán)）。
⑶凡簽約單位是非國(guó)有屬性的，人事檔案集中存放在某人才交流中心，檔案轉(zhuǎn)遞地址就填寫此人才交流中心的名稱及其詳細(xì)地址。如三資企業(yè)、個(gè)體私營(yíng)企業(yè)就業(yè)的畢業(yè)生，由當(dāng)?shù)卣耸虏块T所屬的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)辦理人事代理，檔案轉(zhuǎn)寄到當(dāng)?shù)厝瞬欧?wù)中心。另外，就業(yè)單位為會(huì)計(jì)事務(wù)所、律師事務(wù)所、咨詢公司等無(wú)人事保管權(quán)單位的畢業(yè)生，也應(yīng)將檔案轉(zhuǎn)寄到當(dāng)?shù)厝瞬欧?wù)中心
⑷已考取研究生的畢業(yè)生，請(qǐng)持考研調(diào)檔函到招生就業(yè)處備案，檔案將按錄取學(xué)校指定的部門轉(zhuǎn)遞。考取非本校研究生單到招生就業(yè)處備案后交到學(xué)工部檔案室登記。需提前調(diào)檔的考研學(xué)生，憑錄取學(xué)校調(diào)檔函原件調(diào)檔，。
⑸未落實(shí)就業(yè)單位的畢業(yè)生，其檔案轉(zhuǎn)回生源地人才交流服務(wù)中心辦理人事代理，以便保留干部身份、計(jì)算連續(xù)工齡和落戶及辦理社會(huì)保險(xiǎn)與公積金手續(xù)等。
四、畢業(yè)生改派事宜
學(xué)生工作單位有變動(dòng)，需要改派的，必須到招就處辦理改派手續(xù)。如果檔案還未轉(zhuǎn)遞，憑改派后的通知單及三方就業(yè)協(xié)議書辦理檔案郵寄地址變更；如果檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)遞出去，由畢業(yè)生自行聯(lián)系原就業(yè)單位將檔案轉(zhuǎn)回學(xué)校，如果由本人帶回學(xué)校的，檔案袋必須密封完好、加蓋單位騎縫公章，如有破損或開口，檔案室一概不予接收，由此引發(fā)的一切后果由學(xué)生自己負(fù)責(zé)。
五、畢業(yè)生檔案去向的查詢
部分學(xué)生畢業(yè)后對(duì)檔案置之不理，造成檔案下落不明，或因未辦理報(bào)到手續(xù)造成檔案“休眠”，棄之不理；導(dǎo)致社會(huì)保險(xiǎn)繳納年限斷檔等問(wèn)題發(fā)生，對(duì)個(gè)人的工作和生活等產(chǎn)生相當(dāng)影響。
我校學(xué)工部檔案室開通了網(wǎng)上檔案查詢系統(tǒng)，可以隨時(shí)查閱你的檔案去向。請(qǐng)畢業(yè)生在離校二個(gè)月后，務(wù)必與檔案接收單位查詢檔案是否收到。未查詢到檔案下落的，請(qǐng)及時(shí)與我們聯(lián)系（由于機(jī)要局規(guī)定對(duì)機(jī)要郵寄底單只保存一年，因此，有需要查詢檔案郵寄去向的，一定要在一年內(nèi)查詢）。
關(guān)于檔案轉(zhuǎn)遞的其他未盡事宜，請(qǐng)直接與學(xué)生檔案室聯(lián)系。辦公地點(diǎn)在思學(xué)樓A308室，電話：83032111。
最后，衷心祝愿所有畢業(yè)生都擁有自己美好的前程！
