為增強學科競賽部部門人員的工作效率，并及時公示2021-2022秋季上半學期院級活動參與情況。2021年11月30日晚上21：30，石工院研會學科競賽部于明辨樓C103召開了十一月第三次例會，本次例會由學科競賽部執行主席楊瓊主持，學科競賽部全體成員參會。
會議伊始，楊瓊主席總結了上半學期學科競賽部舉辦的各項活動中出現的問題，其中包括了參與人員的有效性評定、活動突發事故應急處理以及活動信息收集整理。楊瓊主席向委員明確了活動的有效參與時間范圍是以實際活動結束時間為準，為防止參與人員因早退而導致活動無效，需在活動開始前對其進行說明。除此之外，楊瓊主席還列舉了一系列例如紙質簽到表等的活動應急處理方式，叮囑委員們在活動籌辦過程應做兩手準備。在此之后，部門委員謝欽宇分享了前幾次活動信息收集整理的經驗，包括如何快速地核對有效名單信息并將其導入學術講座統計表中、如何利用辦公軟件自帶函數進行核對等。然后，為了讓同學們了解到石工院2021-2022上半學期的院級活動參與情況，楊瓊主席指導部門人員進行信息統計工作，叮囑委員門在統計過程中應做到細心謹慎，避免因信息錯誤造成同學們的誤解。最后，楊瓊主席提到，希望學科競賽部的全體成員能夠不斷加油、繼續努力，在之后的工作中做到互幫互助，共同進步。
本次交流會在楊瓊主席的組織下取得圓滿成功。通過本次會議，學科競賽部全體成員更加明確了從舉辦活動到活動結束后的信息整理整個流程的細節，在完成活動信息公示的同時，還加強了部門成員間的凝聚力，相信學科競賽部會在全體成員的共同努力下越來越好。
碩2020級4班 楊瓊
碩2021級5班 謝欽宇
部門委員分享活動信息整理經驗
