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西南石大教〔2016〕45號

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西南石油大學本科教學檔案管理辦法

(2016年3月)

第一章  總則

第一條  在本科教學工作中形成的各種檔案材料記錄了本科教學工作的全過程，是反映學校本科教學水平和教學質量的重要依據，也是學校檔案工作的重要組成部分。為了進一步規范本科教學檔案管理工作，明確管理職能與權限，保證檔案管理工作的層次性和科學性，根據我校實際情況和檔案管理的總體要求，特制定本辦法。

第二條  本科教學檔案管理是學校本科教學管理的一個重要組成部分，是各級教學管理人員的崗位職責之一，也是本科教學工作的考核指標之一。

第二章  檔案管理

第三條  本科教學檔案實行分工負責制。

在教育教學工作中形成的對學校工作有永久或長期保存價值的檔案由學校檔案館集中統一分門別類進行保管和利用。

在較短時間內對本科教學具有參考利用價值的短期保存檔案由教務處、各學院（相關部門）及教研室（實驗室）按檔案的形成及其相關性負責保管和利用。其中，教務處在教育教學管理工作中形成的，對教務處工作有保存價值的檔案，主要由教務處負責集中統一保管和利用；各學院（相關部門）在教育教學工作中形成的，對學院（相關部門）工作有保存價值的檔案主要由各學院（相關部門）負責集中統一保管和利用；各教研室（實驗室）在教育教學工作中形成的，對教研室（實驗室）工作有保存價值的檔案由各教研室（實驗室）負責集中統一保管和利用。

第四條  檔案館、教務處、各學院（相關部門）應明確分管教學檔案工作的負責人，配備相應專（兼）職教學檔案管理人員，統一管理本單位的教學檔案，確保完整、準確、系統和安全。

（一）檔案館職責

1.監督、指導教務處和學院（相關部門）做好檔案的收集、積累、整理組卷工作，并接收組卷完畢的檔案進館。

2.負責對接收來的檔案進行整理、鑒定、保管和統計。

3.開展檔案的開放與利用工作，為學校的本科教學工作服務。

4.確保歸檔檔案的安全，維護檔案的完整、準確，最大限度地延長檔案的壽命。

5.利用本科教學檔案編輯檔案參考資料和檢索工具，積極開發檔案信息資源。

6.配合教務處對各學院（相關部門）專（兼）職檔案人員進行業務培訓，開展本科教學檔案學術研究和交流活動，努力提高檔案人員的素質和檔案工作水平。

（二）教務處職責

1.貫徹學校檔案工作的方針、政策和法規，將檔案工作納入到學校本科教學的規章制度之中。

2.加強與檔案館的聯系，協同做好本科教學檔案工作的監督、檢查和指導，確保教務處歸檔材料的齊全、完整、規范。

3.負責教務處形成的本科教學檔案進行收集、整理、立卷、歸檔，按規定年限保管好本科教學檔案，并提供利用。

4.按規定將相關檔案材料定期移交檔案館。

（三）各學院（相關部門）、教研室（實驗室）

1.負責本單位形成的本科教學檔案的收集、整理、立卷、歸檔，按規定年限保管好本單位的本科教學檔案，并提供利用。

2.按規定將相關檔案材料定期移交檔案館和教務處。

第五條 各單位要保證檔案資料的完整、準確、系統，要能方便查閱和使用。建立教學檔案查閱制度，充分發揮教學檔案的作用，借閱必須進行登記。

第六條 本科教學檔案是學校及部門內部進行日常管理的原始材料，各教學單位必須依照檔案管理權限，遵守檔案安全、保密、消防的規章制度、妥善保管自存檔案資料。未經批準，任何部門或個人不得擅自轉借、復印、拆卷、涂改、批注、增刪、抽頁、剪裁和污損。

第七條 本科教學檔案的銷毀。本科教學檔案的銷毀必須符合檔案保管期限的要求，經有關各單位檔案室及本單位負責人共同鑒定核準后，由兩名監銷人員負責監銷。銷毀的教學檔案要登記造冊，并永久保存。

第三章  范圍和期限

第八條 凡在本科教學管理和教學實踐活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像載體材料均屬本科教學檔案。

第九條 本科教學檔案的范圍。

（一）上級主管部門及學校制定的有關本科教學建設和改革的重大決策、決議、規章制度等文件。

（二）體現學校社會地位、聲譽的有關本科教學活動成果的文件或實物（如個人、集體獎狀等）。

（三）學校向上級主管部門遞交的有關本科教學的重要請示、申報材料和工作報告等相關材料。

（四）用于認定學生學籍、學業情況的重要文檔，如學籍異動文件、試卷、畢業設計（論文）等。

（五）反映教師從事教學工作的經歷、業績水平的重要文檔，如課表、獲獎文件等。

（六）按照學校檔案管理要求須留存的其他教學工作文檔。

第十條 本科教學檔案的期限。本科教學檔案從建檔時間開始計算，分為永久、長期、短期保存。

（一）永久保存：凡是反映學校本科教學基本歷史面貌的具有史料研究價值的教學檔案應該永久保存。

（二）長期保存：凡是反映學校本科教學的一般工作活動，在較長時間內具有查考利用價值的文件材料應該保存50年。

（三）短期保存：凡是在較短時間內對本科教學具有參考利用價值的文件材料應該保存15年，專門本科教學檔案應保存至規定年限。

第四章  歸檔流程

第十一條 形成與積累。

（一）新學期開始后，結合日常教學管理工作，教務處、各學院（相關部門）的專（兼）職檔案管理人員按附表目錄集存文件材料，定期進行整理，并按照檔案管理要求進行歸檔。

（二）歸檔的教學文件材料必須字跡工整，格式統一，簽字蓋章手續完備。

第十二條 整理組卷。

根據教學文件材料的形成規律，按照保持其有機聯系和便于利用查考的原則進行組卷。歸檔可以按照分年度、分項目、分期限等原則分別立卷。

（一）做好本單位歸檔文件材料的記錄，詳細說明存檔文件的名稱、去向、存放地點、辦理存檔的時間。

（二）移交檔案時交接雙方必須當面檢查驗收，檢查文件材料是否完整齊全，排列、書寫是否符合要求、標題是否確切。凡不符合要求者，接收人應拒絕接收，并限期改正補交。

（三）交由檔案館的歸檔材料要求紙質材料與電子文件同步移交。

（四）移交時填寫移交目錄。移交目錄一式二份，雙方各執一份。

第十三條 檔案錄入。

（一）交由檔案館的歸檔材料按照《西南石油大學檔案規范歸檔實施辦法》的相關規定進行。

（二）教務處、學院（相關部門）集存的歸檔材料按照西南石油大學本科教學管理文件的相關規定進行。

第五章  附則

第十四條 本辦法自頒布之日起執行，由教務處負責解釋。

 

附件：1.西南石油大學本科教學檔案檔案館歸檔內容一覽表

2.西南石油大學本科教學檔案二級部門歸檔內容一覽表

 

 

 

 

西南石油大學

2016年3月29日

 

 

 

西南石油大學辦公室                   2016年3月29日印發

附件1

西南石油大學本科教學檔案檔案館歸檔內容一覽表

類別	序號	類目名稱	保存期
綜合	1	上級主管部門有關教學工作的重要文件	長期
	2	學校有關教學管理工作的規章制度、辦法、規定及其它教學文件	永久
	3	學校有關教學工作的計劃和總結、教學工作的各種統計報表	永久
	4	向上級主管部門呈報的有關本科教學工作的重要報告、請示；上級主管部門的重要批復	長期
	5	學校本科教學工作會議重要文件資料	長期
教學建設	6	新專業（含雙學位）專業設置的申請批文；學士學位授予權的申請批文	長期
	7	專業人才培養方案	長期
	8	省部級以上教學成果獲獎批文及獎狀	永久
教學運行	9	課程教學大綱；課程總表（含校歷）	長期
	10	學生考試違紀作弊處理文件	長期
	11	優秀畢業設計（論文）摘要匯編	長期
學籍管理	12	新生基本信息登記表	永久
	13	專升本學生錄取名單	永久
	14	轉專業學生名單	永久
	15	推免研究生學生名單	永久
	16	學生學籍處理文件	永久
	17	畢業生成績單	永久
	18	畢業生名冊（學生基本信息、畢業證編號、學位證編號等）	永久

 

附件2

西南石油大學本科教學檔案二級部門歸檔內容一覽表

類別	序號	類目名稱	保存單位	保存期
教學建設	1	專業建設的各級各類文件、申報、批復等材料（包括特色專業、卓越計劃試點專業、專業綜合改革等）	教務處、各學院	15年
	2	本科專業人才培養方案	教務處、 各學院	8年
	3	培養方案調整申請表	教務處	8年
	4	專業評估、專業認證、課程評估等重要材料	規評處、各學院	15年
	5	課程建設的各類各級文件、申報、批復等材料（包括精品課程、精品資源共享課、精品視頻公開課、雙語課程等）	教務處、各學院	15年
	6	課程教學大綱	教務處、 各學院	8年
	7	教材使用計劃	教務處、 各學院	5年
	8	教材入庫驗收單	教務處	8年
	9	校級教材資助立項文件	教務處、 各學院	8年
	10	資助教材出版合同	教務處、 各學院	8年
	11	省級以上規劃教材申報、立項材料及批準文件	教務處、 各學院	8年
	12	本校教師主編教材樣書	教務處、 各學院	15年
	13	教材招標文書及購銷合同	教務處	8年
	14	教育教學改革與研究項目的各類各級文件、申報、批文等材料（立項指南、申報書、批文、結題材料等）	教務處、各學院	15年
	15	教學成果材料（包括成果獎申報書、總結報告、成果鑒定書及支撐材料等）；各類各級教學成果獲獎批文及獎狀	教務處、各學院	15年
	16	教職工公開發表的教育教學研究論文	各單位	5年
教學質量監控	17	教學管理文件匯編	教務處、各學院	8年
	18	教學檢查材料	教務處、各學院	5年
	19	教學事故處理材料	各學院、教務處、人事處	5年
	20	學院本科教學會議記錄、教研室活動記錄	各學院	8年
	21	領導評教、專家（同行）評教、學生評教材料（包括聽課記錄、評價分析報告等）	規評處、教務處、各學院	8年
	22	教學工作簡報	教務處、各學院	5年
教學運行	23	學期課程總表	教務處	5年
	24	主講教師更換及調、停課審批表	教務處、各學院	5年
	25	課程結業考試空白試卷、試卷評分標準、試做記錄、考題審批單、教學記錄表、學生成績登記表及成績分析、取消學生考試資格審批表、學生答卷等	各學院	8年
	26	專升本考試學生成績登記表	紀監審、教務處	8年
	27	專升本考試學生答卷	教務處	1年
學籍管理	28	學生學籍異動支撐材料，包含轉學申請表、休學申請表、復學申請表、退學申請表、跳級申請表、降級申請表、保留學籍申請表等	教務處	8年
	29	畢業生信息核對及進入畢業程序確認表	教務處	8年
	30	教務處綜合系統數據備份光盤	教務處	8年
	31	成績核查表	教務處	8年
	32	緩考申請表	教務處	2年
	33	課程替代申請表	教務處	8年
	34	成績認定申請表	教務處	8年
實踐教學	35	校外實習基地簡介和協議書	各學院	15年
	36	實習隊工作計劃和總結	教務處、各學院	8年
	37	實習、實驗學生分組名單	各學院	5年
	38	學生實習日志、實習報告	各學院	5年
	39	學期實驗項目匯總表	教務處、各學院	8年
	40	實驗項目教學大綱、實驗指導書	教務處、各學院	8年
	41	實驗教學課程表	教務處、各學院	8年
	42	實驗教學學生簽到表、教師記錄表	各學院	5年
	43	學生實驗報告	各學院	5年
	44	畢業設計（論文）題目申報匯總表；畢業設計（論文）歸檔材料（包括學生畢業論文、任務書、開題報告、考核意見書、學生日志等）	各學院	8年
	45	畢業設計（論文）成績統計表及匯總表；畢業設計（論文）工作總結；優秀畢業設計（論文）摘要匯編	教務處、各學院	8年
	46	優秀畢業設計（論文）學生申請表、匯總表；優秀畢業設計（論文）指導教師申請表、匯總表	教務處	8年
	47	學科競賽立項申報書及總結	教務處	5年