為正確處理各類公文,加強公文的規范化、制度化和科學化管理,現對學校公文版頭及發文字號作如下規定。
一、各類公文版頭及適用范圍
(一)《中共西南石油大學委員會文件》《西南石油大學文件》《中共西南石油大學委員會、西南石油大學文件》(聯合行文)版頭用于學校黨委、行政貫徹黨的路線、方針、政策,轉發上級機關重要文件;發布學校重大改革發展規劃、年度工作計劃、機構設置、獎懲等重大事項;頒布學校重要規章制度;部署學校重大工作等。
學校黨政各部門以學校黨委、行政名義向全校發布本部門職權范圍內的重要事項,如傳達、貫徹上級有關方針、政策,布置相關工作,頒布重要規章制度,通知重要事項等,也可用此公文版頭,但編相關部門發文字號,加蓋學校黨委或行政印章。
(二)《中共西南石油大學委員會》《西南石油大學》版頭用于學校黨委、行政日常重要事項,布置相關工作,轉發上級機關文件,批復下級機關請示;用于學校黨委、行政向上級機關報告、請示工作;還用于學校黨委、行政以函的形式向無隸屬關系的有關部門商洽工作、詢問和答復問題等。
(三)《中共西南石油大學委員會辦公室文件》《西南石油大學校長辦公室文件》《中共西南石油大學委員會辦公室、西南石油大學校長辦公室文件》(聯合行文)版頭除用于制發本單位公文外,還用于根據學校黨委和行政授權,轉發上級機關文件,傳達學校黨委和行政的決議或決定,布置相關工作,發布相關事項等。
《中共西南石油大學委員會辦公室》《西南石油大學校長辦公室》《中共西南石油大學委員會辦公室、西南石油大學校長辦公室》用于黨委辦公室、校長辦公室向上級機關報告、請示工作,以函的形式向無隸屬關系的有關部門商洽工作、詢問和答復問題等。
(四)《中共西南石油大學紀律檢查委員會》《中國教育工會西南石油大學委員會》《共青團西南石油大學委員會》分別用于學校紀委、工會和團委制發公文。
(五)《中共西南石油大學委員會××(部門全稱)》《中共西南石油大學××(單位全稱)委員會(總支部委員會、直屬支部委員會)》《西南石油大學××(單位全稱)》用于各二級單位向學校黨委、行政報告、請示工作,在職權范圍內以函的形式向校內其他單位就日常具體工作發布通知、商洽工作等。
(六)除紀委、黨委辦公室、校長辦公室、工會、團委外,學校其他任何部門的公文版頭不得加“文件”字樣。
(七)《中共西南石油大學委員會常務委員會會議紀要》《西南石油大學校長辦公會議紀要》《西南石油大學專題會議紀要》用于記載和傳達相應會議的主要情況和議定事項。
二、機構簡稱
(一)在公文處理中,“校內各單位”指全校各二級單位(包括學院、黨政管理機構、直屬單位和研究機構),“各學院(部)”指全校各教學單位(包括校本部15個學院和南充校區3院1部共19個單位),“機關各單位”指黨政管理機構各職能部、處、室,“各分黨委、黨總支、直屬黨支部”指全校各二級黨組織。
(二)各單位簡稱見附表。
三、發文字號
(一)公文發文字號由發文機關代字、發文年份和發文序號三部分組成。聯合行文時,使用主辦機關的發文字號。發文字號編排在發文機關標志下空二行位置,年份和序號用阿拉伯數字標注;年份應標全稱,用六角括號“〔〕”括入;序號不編虛位(即1不編為01),不加“第”字。如“西南石大校發〔2021〕1號”,“西南石大校發”為發文機關代字,“〔2021〕”為發文年份,“1號”為發文序號。
(二)發文字號位置,上行文的發文字號位于發文機關標識與橫線之間左側排列,與最后一個簽發人姓名處在同一行。其它公文的發文字號位于發文機關標識與橫線之間居中排列。
(三)各發文代字適用范圍。
1.西南石大委、西南石大校:適用于學校黨委、行政向上級機關報送請示、報告。文種用請示、報告。
2.西南石大委發、西南石大校發:適用于學校黨委、行政面向校內發布重要公文。文種用意見、決定、通知或通報等。
3.西南石大委函、西南石大函:適用于學校黨委、行政向無隸屬關系的有關部門商洽工作、詢問和答復問題;適用于學校黨委、行政批復各二級單位的重要請示事項;批復重大專項規劃;安排部署重要專項工作。文種用函、批復。
4.校內其他單位發文代字:學校紀委、工會、團委按照規定可以對校內外的相關對口機構行文。除紀委、黨委辦公室、校長辦公室、工會、團委外,校內其他各二級單位,不得以公文形式對外行文。各二級單位向學校黨委、行政呈文(請示、報告),字號使用“西南石大××〔〕×號”;校內各單位因工作需要向校內其他單位行文,字號使用“西南石大××函〔〕×號”。
(四)校級公文由黨委辦公室、校長辦公室統一掌握文號,各二級單位公文由各單位自行掌握文號;同一發文形式(指同一種公文版頭),按統一順序編號;文號、印章須與相應的公文版頭一致使用。
(五)各單位發文機關代字見附表。
附表
單位 |
簡稱 |
發文機關代字 |
中共西南石油大學委員會 |
校黨委 |
西南石大委、西南石大委發、西南石大委函 |
西南石油大學 |
校行政 |
西南石大校、西南石大校發、西南石大函 |
中共西南石油大學紀律檢查委員會 |
校紀委 |
西南石大紀、西南石大紀函 |
黨委辦公室、校長辦公室 |
黨辦校辦 |
西南石大辦、西南石大辦函、西南石大委辦、西南石大委辦函、西南石大校辦、西南石大校辦函 |
紀委辦公室 |
紀委辦 |
西南石大紀辦、西南石大紀辦函 |
組織部、黨校 |
組織部、黨校 |
西南石大委組、西南石大委組函 |
黨委宣傳部 |
宣傳部 |
西南石大委宣、西南石大委宣函 |
黨委統戰部 |
統戰部 |
西南石大委統、西南石大委統函、西南石大委鄉振、西南石大委鄉振函 |
黨委教師工作部(人才工作辦公室)、人事處 |
教工部(人才辦)、人事處 |
西南石大人、西南石大人函 |
黨委學生工作部(處) |
學工部 |
西南石大學、西南石大學函 |
保衛部(處)(武裝部) |
保衛處 |
西南石大保衛、西南石大保衛函、西南石大委武、西南石大委武函 |
工會 |
工會 |
西南石大工、西南石大工函 |
團委 |
團委 |
西南石大團、西南石大團函 |
發展規劃處 |
發規處 |
西南石大發規、西南石大發規函 |
教務處 |
教務處 |
西南石大教、西南石大教函 |
科研處 |
科研處 |
西南石大科、西南石大科函 |
研究生院(一流學科建設辦公室) |
研究生院 |
西南石大研、西南石大研函、西南石大學位、西南石大學位函 |
教學評估處(教師教學發展中心) |
教評處 |
西南石大教評、西南石大教評函 |
國際合作與交流處 |
國際處 |
西南石大外事、西南石大外事函 |
招生就業處(大學生職業規劃與就業指導中心) |
招就處 |
西南石大招就、西南石大招就函 |
大學生創新創業中心(創新創業學院、大學生創新創業俱樂部) |
雙創中心 |
西南石大雙創、西南石大雙創函 |
心理發展與服務中心 |
心理中心 |
西南石大心理、西南石大心理函 |
財務處 |
財務處 |
西南石大財、西南石大財函 |
審計處 |
審計處 |
西南石大審、西南石大審函 |
實驗室與設備管理處 |
設備處 |
西南石大設、西南石大設函 |
國有資產管理處 |
國資處 |
西南石大國資、西南石大國資函 |
基建處 |
基建處 |
西南石大基建、西南石大基建函 |
離退休工作處、關心下一代工作委員會 |
離退休、關工委 |
西南石大離退、西南石大離退函、西南石大撫、西南石大關工、西南石大關工函 |
石油與天然氣工程學院 |
石工院 |
西南石大石工、西南石大石工函 |
地球科學與技術學院 |
地科院 |
西南石大地科、西南石大地科函 |
機電工程學院 |
機電院 |
西南石大機電、西南石大機電函 |
化學化工學院 |
化工院 |
西南石大化工、西南石大化工函 |
新能源與材料學院 |
新材院 |
西南石大新材、西南石大新材函 |
計算機科學學院 |
計科院 |
西南石大計科、西南石大計科函 |
電氣信息學院 |
電信院 |
西南石大電信、西南石大電信函 |
土木工程與測繪學院 |
土測院 |
西南石大土測、西南石大土測函 |
理學院 |
理學院 |
西南石大理學、西南石大理學函 |
經濟管理學院 |
經管院 |
西南石大經管、西南石大經管函 |
法學院 |
法學院 |
西南石大法學、西南石大法學函 |
馬克思主義學院 |
馬院 |
西南石大馬、西南石大馬函 |
外國語學院 |
外語院 |
西南石大外語、西南石大外語函 |
體育學院 |
體院 |
西南石大體、西南石大體函 |
藝術學院 |
藝術學院 |
西南石大藝、西南石大藝函 |
南充校區 |
南充校區 |
西南石大南、西南石大南函 |
科技園管理辦公室 |
科技園 |
西南石大科管、西南石大科管函 |
學報中心 |
學報中心 |
西南石大學報、西南石大學報函 |
校友總會 |
校友總會 |
西南石大校友、西南石大校友函 |
圖書館 |
圖書館 |
西南石大圖、西南石大圖函 |
檔案館 |
檔案館 |
西南石大檔、西南石大檔函 |
網絡與信息化中心 |
網信中心 |
西南石大網信、西南石大網信函 |
工程訓練中心 |
工訓中心 |
西南石大工訓、西南石大工訓函 |
繼續教育與網絡學院 |
繼教院 |
西南石大繼教、西南石大繼教函 |
資產經營有限公司 |
資產公司 |
西南石大資產、西南石大資產函 |
后勤服務總公司 |
后勤 |
西南石大后勤、西南石大后勤函 |
校醫院 |
校醫院 |
西南石大醫、西南石大醫函 |